Outsourcing có thể mang đến lợi ích lớn cho doanh nghiệp nhưng cũng có những rủi ro và thách thức đáng kể khi tiến hành quản lý các dịch vụ thuê ngoài. Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn cách thuê ngoài hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Trước đây, khái niệm outsourcing chỉ được nhắc đến ở những tập đoàn đa quốc gia và các công ty lớn. Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, outsourcing đã phổ biến hơn và được rất nhiều doanh nghiệp ưa thích lựa chọn bởi lợi ích của việc thuê ngoài như tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả và lợi thế cạnh tranh. Vậy outsourcing là gì? Làm thế nào để outsourcing hiệu quả? Hãy cùng MyAd tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Outsourcing là gì?
Outsourcing hay còn gọi là thuê ngoài, là chuyển một phần công việc của chính doanh nghiệp cho bên khác đảm nhận. Hiểu một cách đơn giản, outsourcing chính là quá trình sử dụng nhân lực bên ngoài để đáp ứng hiệu suất, năng suất cũng như tiết kiệm chi phí cho công ty.
Đây cũng không phải là một xu hướng mới, khi khái niệm này được công nhận và sử dụng từ những năm 80 và đầu những năm 90. Thuê ngoài đã giúp giảm thiểu chi phí, tăng cường chuyên môn hóa ngày càng sâu rộng.
Theo một báo cáo thống kê về thuê ngoài của Clutch, năm 2019 có hơn một nửa (52%) doanh nghiệp có kế hoạch thuê ngoài.
Thuê ngoài giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tiết kiệm nguồn lực với những công việc có tính chất thời vụ hoặc không thường xuyên xuất hiện trong checklist thường ngày. Để duy trì tốc độ và năng suất ổn định, các doanh nghiệp nên đảm bảo sự cân bằng giữa nguồn lực bên ngoài và nội lực sẵn có của đơn vị.
Ai cũng biết rằng iPhone được thiết kế ở California nhưng được sản xuất ở Trung Quốc. Hơn 95% sản phẩm của Apple (theo giá trị) được lắp ráp tại Trung Quốc. Một phân tích trên trang Fobes.com cho rằng nếu Apple buộc phải sản xuất ở Mỹ, iPhone sẽ có giá trên 30.000 USD/chiếc.
Vậy, ngoài đảm bảo tiến độ và tiết kiệm chi phí, outsourcing có điều gì nổi bật khiến cho các doanh nghiệp lựa chọn? Khi nào thì bạn sẽ nghĩ đến việc thuê ngoài như một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp?
2. Tại sao các doanh nghiệp chọn thuê ngoài?
Khi nào bạn nên nghĩ đến việc outsourcing? Bạn sẽ thuê ngoài khi (i) Năng lực nhân viên nội bộ không đáp ứng được, ví dụ như bạn không phải là kế toán viên thì việc báo cáo thuế sẽ mất rất nhiều thời gian và bỏ lỡ những công việc quan trọng khác, gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc; (ii) Doanh nghiệp cần tiết kiệm kinh phí: Ngoài chi phí lương còn có chế độ phúc lợi, chính sách, chi phí đào tạo, quản lý, mặt bằng làm việc, hao tổn trang thiết bị …; (iii) Khối lượng công việc quá nhiều, không kịp đáp ứng tiến độ, buộc các doanh nghiệp phải thuê ngoài.
Để hiểu sâu hơn vì sao các doanh nghiệp lựa chọn outsourcing, hãy cùng xem xét một số lợi ích nổi bật mà thuê ngoài đem đến cho doanh nghiệp:
Tối ưu hoá chi phí
Cắt giảm chi phí có thể không phải là lý do duy nhất để thuê ngoài, nhưng chắc chắn đó là yếu tố quan trọng hàng đầu. Nhiều doanh nghiệp chọn thuê ngoài như là cách tốt nhất để kiểm soát tài chính, giảm thiểu các chi phí đầu tư như đào tạo, công cụ, phần mềm, giấy tờ, … dù không nhiều nhưng cộng lại cũng sẽ là một khoản không nhỏ.
Nike không có nhà máy sản xuất của riêng mình mà chọn outsourcing công việc cho các nhà thầu nước ngoài. Bắt đầu ở Nhật Bản trong vài năm đầu, sau đó là Đài Loan, Trung Quốc và một số nhà máy ở Ấn Độ, Hàn Quốc, Việt Nam. Các nhân viên của công ty duy trì việc kiểm tra chất lượng tại các nhà máy và Nike đã tiết kiệm được chi phí đáng kể trong quá trình này.
Có thể nói, outsourcing cho phép doanh nghiệp điều chỉnh mức chi tiêu các dịch vụ theo nhu cầu của mình. Bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng, đồng thời mang lại cho bạn sự linh hoạt và tránh cho nhân viên nội bộ bị áp lực vì quá tải.
Tăng hiệu quả
Một lợi ích quan trọng nữa là việc thuê ngoài cho phép bạn đạt hiệu quả công việc tốt nhất với chi phí được giảm thiểu tối đa. Ví dụ, bằng mối quan hệ đối tác chiến lược, Công ty CP Truyền thông MyAd đã outsourcing tới một số đơn vị công nghệ để thông qua đó tổng hợp các dữ liệu thu nhận được trong quá trình làm dự án, qua đó giúp doanh nghiệp định lượng được các chỉ tiêu, cung cấp cho khách hàng kết quả minh bạch, từ đó điều chỉnh và tối ưu hóa trước – trong và sau các chiến dịch digital marketing. Cái đích đạt được là đem lại cho khách hàng doanh thu tăng trưởng. Đây chính là phương pháp tối ưu hoá mà mỗi doanh nghiệp nên có kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Cơ hội tiếp cận với những nguồn nhân lực tiềm năng
WhatsApp bắt đầu chỉ với 30 nhân viên, để giảm chi phí vận hành, họ đã chuyển việc phát triển phần mềm ra thuê ngoài và việc này giúp WhatsApp tiếp cận với Igor Solomennikov, nhà phát triển phần mềm tài giỏi người Nga. Hiện nay, đây là app trò chuyện phổ biến nhất trên thế giới.
Tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của bạn
Như đã đề cập ở trên, Apple thuê ngoài đội ngũ nhân lực tại Trung Quốc để đảm nhận lắp ráp toàn bộ hệ thống linh kiện trong “quả táo”. Bằng cách thuê ngoài sản xuất các phần cứng, Apple có thể tập trung vào thế mạnh cốt lõi của mình – thiết kế, tối ưu, tích hợp các linh kiện để tạo ra chiếc smartphone bảo mật, tiện dụng, thân thiện và chiếm nhiều thị phần nhất hiện nay.
Việc thuê ngoài sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tập trung tốt hơn vào các hoạt động kinh doanh với hai lợi ích nổi bật: Đầu tiên là mang đến cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất dựa trên hiệu quả mà đối tác thuê ngoài mang đến. Thứ hai chính là cho phép các nhân viên nội bộ tập trung hơn vào công việc của mình, giúp tăng hiệu suất kinh doanh của công ty.
Tất nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên thì outsourcing cũng tồn tại một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý:
– Dữ liệu nội bộ có thể bị tiết lộ: Bạn có thể hạn chế điều này bằng cách lựa chọn những đơn vị uy tín và có những biện pháp đảm bảo về sự bảo mật dữ liệu.
– Trễ hoặc kéo dài thời gian trả kết quả: Minh bạch và cam kết rõ ràng là điều bạn nên thống nhất với bên đối tác outsourcing ngay từ ban đầu để tránh bị kéo dài thời gian.
– Chi phí phát sinh: Một số doanh nghiệp vì không rõ ràng ngay từ đầu, dẫn đến mâu thuẫn do các khoản phát sinh khiến cho công việc bị kéo dài hoặc chi phí vượt qua giới hạn dự trù.
3. Các loại hình outsourcing
Thuê ngoài theo dự án
Đây là hình thức thuê ngoài phổ biến nhất hiện nay. Điển hình như thiết kế website, bạn sẽ thuê trọn gói và sau khi thực hiện xong thì quyền quản lý sẽ thuộc về bạn. Tuỳ theo thỏa thuận ban đầu mà bên nhận thuê sẽ hỗ trợ cho bạn trong bao lâu hay những yêu cầu liên quan khác.
Thuê ngoài theo công đoạn
Một ví dụ điển hình cho việc thuê ngoài theo công đoạn là quảng cáo. Các công ty vừa và nhỏ sẽ sử dụng dịch vụ thuê ngoài để lên chiến lược digital marketing. Các đơn vị tiếp thị bên ngoài cung cấp dịch vụ theo yêu cầu, giảm cả chi phí và rủi ro cho các công ty nhỏ. Bên cạnh đó, outsourcing cũng cho phép họ tiếp cận với các chuyên gia lành nghề, có thể giúp cải thiện chất lượng và tính nhất quán trong hoạt động tiếp thị của công ty.
4. Cách quản lý outsourcing hiệu quả mà doanh nghiệp nên biết
Outsourcing cũng sẽ là vấn đề rắc rối nếu bạn không lập kế hoạch cẩn thận và cân nhắc các đơn vị hợp tác. Trước khi thỏa thuận hợp đồng thuê ngoài, bạn cần phải có phương án dự phòng nếu có vấn đề phát sinh.
Ví dụ: Nếu đối tác bạn chọn không thể hoàn thành các nhiệm vụ, bạn phải có danh sách dự phòng các nhà cung cấp bạn có thể chuyển sử dụng hoặc đưa các nhiệm vụ thuê ngoài trở lại nội bộ. Điều quan trọng là giữa bạn và bên đối tác thuê ngoài cần thống nhất các điều khoản, đồng thời nêu rõ trường hợp phát sinh ngoài hợp đồng. Nếu không, công ty thuê ngoài có thể yêu cầu bồi thường.
Dưới đây là một số cách mà bạn có thể áp dụng khi đi thuê ngoài:
Cam kết lâu dài và mở rộng mối quan hệ
Bạn sẽ nhận được kết quả tốt nhất nếu làm việc với một dịch vụ đã quen thuộc. Để có được điều này, bạn có thể thực hiện bằng cách đánh giá cao và tôn trọng những đóng góp của đối tác trong quá trình thực hiện công việc. Điều này đôi khi còn giúp bạn mở rộng mối quan hệ thông qua việc đối tác giới thiệu chéo các dịch vụ khác nhau – trong số đó có cái bạn đang cần.
Giữ sự liên lạc, trao đổi thường xuyên
Để tránh việc đến thời hạn nhưng xảy ra trục trặc thì việc trao đổi và liên lạc với đối tác thuê ngoài trong quá trình làm việc là điều cần thiết.
Hiểu rõ vai trò quan trọng của việc thuê ngoài
Và điều quan trọng nhất khi thuê ngoài chính là cả hai bên đều nhận thức rõ vai trò, công việc đang đảm nhận. Họ nên hiểu rõ hiệu suất công việc của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến sự thành công của đối tác và tổ chức. Cả hai nên có một cái nhìn rõ ràng về xử lý sự cố, họ sẽ làm gì để thích ứng với sự thay đổi và ai là người sẽ chịu trách nhiệm trong vấn đề này.
Cho dù doanh nghiệp của bạn là đơn vị mới thành lập hay có quy mô lớn, thuê ngoài là một chiến lược kinh doanh tối ưu đảm bảo giải quyết cùng lúc nhiều công việc khác nhau, mang đến hiệu quả tổng thể cũng như tối đa hóa lợi ích, tăng trưởng giá trị thực cho ba bên: Khách hàng, doanh nghiệp và đối tác thuê ngoài.
